Auteur: Michiel van Oppen – Microsoft 365 specialist & trainer/coach
Leestijd: 3 minuten
De functie ‘Allen beantwoorden met vergadering’ in Microsoft Outlook is een handige manier om snel een vergadering te plannen met alle ontvangers van een e-mail.
Voordelen van deze functionaliteit
De functie ‘Allen beantwoorden met vergadering’ in Outlook biedt het voordeel van efficiëntie en gemak. Het stelt je in staat om snel een vergadering te plannen met alle ontvangers van een e-mail, zonder dat je handmatig alle deelnemers hoeft toe te voegen. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is bij de e-mailconversatie automatisch wordt uitgenodigd voor de vergadering. Hierdoor wordt de communicatie gestroomlijnd en wordt het plannen van vergaderingen eenvoudiger en sneller.
Praktijkvoorbeeld
Stel je voor dat je een e-mail hebt ontvangen van je collega met de titel “Voorstel voor nieuw project”. In deze e-mail zijn ook andere collega’s in de cc opgenomen, en er wordt gediscussieerd over de details van het nieuwe project. Je kunt met deze functionaliteit nu gemakkelijk en snel een vergadering plannen om deze details verder te bespreken. Dit zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is bij de e-mailconversatie op de hoogte is van de vergadering en dat je snel en efficiënt een vergadering kunt plannen zonder handmatig alle deelnemers toe te voegen.
Stap-voor-stap instructie
- Open de e-mail: Ga naar je inbox en open de e-mail waarop je wilt reageren met een vergadering.
- Klik op ‘Allen beantwoorden met vergadering’: Bovenaan de e-mail, naast de knoppen ‘Beantwoorden’ en ‘Allen beantwoorden’, zie je de optie ‘Allen beantwoorden met vergadering’. Klik hierop.
- Vergaderingsvenster: Er opent een nieuw vergaderingsvenster. De ontvangers van de oorspronkelijke e-mail worden automatisch toegevoegd als genodigden voor de vergadering.
- Vul de vergaderingsdetails in: Voeg een onderwerp, locatie en beschrijving toe aan de vergadering. Je kunt ook de datum en tijd van de vergadering instellen.
- Verstuur de uitnodiging: Klik op ‘Verzenden’ om de vergaderuitnodiging naar alle ontvangers te sturen.
Conclusie
De functie ‘Allen beantwoorden met vergadering’ in Outlook biedt een efficiënte manier om snel vergaderingen te plannen met alle ontvangers van een e-mail. Door deze functie te gebruiken, bespaar je tijd en zorg je ervoor dat iedereen die betrokken is bij de e-mailconversatie automatisch wordt uitgenodigd voor de vergadering. Dit stroomlijnt de communicatie en maakt het plannen van vergaderingen eenvoudiger en sneller.
Hulp nodig?
Heb je vragen over deze tip of een andere vraag over Microsoft 365?
Neem direct contact met mij op voor advies & ondersteuning, boek bij mij een training of stel een vraag!